De BioBank ondersteunt de onderzoeker door de voorbewerking van afgenomen lichaamsmateriaal van WMO- en niet-WMO-plichtig onderzoek uit te voeren. De materialen worden individueel geregistreerd, opgeslagen en op verzoek weer uitgegeven. Hiervoor wordt door de BioBank in samenwerking met de onderzoeker een nieuwe studie met een Standard Operating Procedure (SOP) opgezet. In de SOP is de volledige werkwijze van voorbewerking en opslag opgenomen.
Voorbewerking
De BioBank kan de volgende voorbewerkingen uitvoeren op bloed, urine, cerebrospinale vloeistof en speeksel:
- Centrifugatie
- Materiaal kan op het lab van de BioBank bij verschillende temperaturen gecentrifugeerd worden tot een maximale RCF van 15000 g.
- Aliquoteren
- Materiaal wordt in het gewenste volume uitgevuld in cryobuisjes. De voorbewerking kan, indien gewenst, steriel gebeuren.
- Aliquoteren is zowel gekoeld als bij kamertemperatuur mogelijk.
- Cryopreserveren
- In samenwerking met Klinische Genetica (MUMC+) worden PBMC’s door KG geïsoleerd en door de BioBank gepreserveerd.
Registratie
De verkregen samples worden geregistreerd in het BioBank Informatie Systeem (BIS). Dit registratiesysteem is op maat gemaakt voor de BioBank en creëert voor ieder sample een unieke barcode. Deze barcode wordt gekoppeld aan specifieke gegevens van een sample, zoals participantnummer, afnamedatum, visite, volume.
Onderzoekers hebben met een persoonlijk account toegang tot BIS en daarmee tot de gegevens van hun studie.
Opslag en temperatuurbewaking
Opslag van samples is mogelijk bij de volgende temperaturen:
- Kamertemperatuur
- 4 °C
- -30 °C
- -80 °C
- -196 °C
Alle koelkasten, vriezers en stikstofvaten van de BioBank zijn voorzien van twee onafhankelijke bewakingssystemen die de temperatuur continu bewaken. Samen met bereikbaarheidsdiensten, uitgevoerd door het BioBank personeel, zorgt dit voor het waarborgen van de kwaliteit van de biomaterialen bij defecten van de opslag apparatuur.
Uitgifte
Geautoriseerde onderzoekers kunnen biomaterialen uit hun studie opvragen. Dit gebeurt door middel van werklijsten die de onderzoeker zelf maakt in BIS. De gewenste samples worden geselecteerd en op de werklijst geplaatst. Is de werklijst compleet, dan wordt hij verzonden naar de BioBank.
De BioBank checkt aan de hand van deze werklijst de gewenste samples uit. Dit uitchecken gebeurt door het scannen van de unieke barcodes op de samples.
Zodra de werklijst klaar is ontvangt de onderzoeker een e-mail en kan hij of ze de werklijst ophalen. De onderzoeker kan uit BIS een excelbestand downloaden met daarin een overzicht van de uitgecheckte samples.
Autorisaties
Iedere studie die bij de BioBank opgeslagen is heeft een projectleider. Deze projectleider bepaalt welke medeonderzoekers geautoriseerd worden voor de betreffende studie.
Er bestaan twee autorisatieniveaus:
- Volledige autorisatie: onderzoeker heeft inzage in de studie en kan materiaal opvragen of laten vernietigen middels een werklijst. De projectleider is altijd volledig geautoriseerd.
- Read-only autorisatie: onderzoeker heeft alleen inzage in de studie gegevens.
Alle geautoriseerde personen mogen materiaal ophalen. Niet-geautoriseerde personen kunnen eenmalig geautoriseerd worden met behulp van formulier voor het ophalen van materiaal te vinden op de formulierenpagina.
Bulkopslag voor lange termijn
Heeft de onderzoeker materiaal in de eigen vriezer liggen en deze ruimte nodig voor toekomstige studies, dan biedt de BioBank de mogelijkheid om dit materiaal langdurig op te slaan in haar eigen vriezers.
De onderzoeker zorgt zelf voor geschikte doosjes en houdt zelf bij wat de inhoud is.